Когда вступает в силу Verifactu, на кого это влияет и что вам следует учесть?

В Испании до сих пор существуют значительные различия в способах выставления счетов-фактур: одни компании используют современное специализированное программное обеспечение, в то время как другие продолжают создавать счета в Excel, Word или даже в собственных, нестандартизированных системах. Такое отсутствие единообразия усложняет налоговый контроль и создаёт условия для ошибок, а также для возможного изменения определённых документов без оставления следов.

Чтобы устранить этот пробел, Закон о борьбе с мошенничеством 11/2021 ввел обязательство использовать программы выставления счетов, которые гарантируют целостность, отслеживаемость и неизменность каждой записи, исключая возможность удаления или модификации счетов-фактур.

Теперь, с Постановлением 1007/2023, Казначейство (Hacienda) сделало следующий шаг, чтобы создать Компьютеризированные Системы Выставления Счетов (SIF) и определить стандарт VeriFactu, который является механизмом, отправляющим записи в Налоговое Агентство в режиме реального времени. Это не новая программа, а обязательный способ функционирования для любого программного обеспечения для выставления счетов.

Когда вступает в силу Verifactu?

Verifactu вводится поэтапно и не вступает в силу сразу. Первый ключевой этап наступил в июле 2025 года. : к этой дате все производители и поставщики программ для выставления счетов должны адаптировать свои системы к требованиям Регламента SIF. Это означает, что программное обеспечение должно быть технически готово, хотя его использование пока не является обязательным для всех компаний.

Обязанность для бизнеса фактически начнётся 1 января 2026 года. С этой даты компании, облагаемые корпоративным налогом, будут обязаны выставлять счета через совместимое программное обеспечение или перейти на систему Veri*Factu.

Индивидуальные предприниматели (autónomos) и другие физические лица получат немного больше времени: крайний срок для адаптации — 1 июля 2026 года. До этого момента они могут постепенно переводить свои текущие инструменты, воспользовавшись добровольной фазой, действующей в 2025 году, чтобы избежать спешки в последний момент.

Какие изменения влечет за собой Verifactu для вашего бизнеса?

Вступление Verifactu в силу обязывает отказаться от любого инструмента, который не гарантирует безопасную запись каждого счета-фактуры. После его внедрения все операции должны генерировать событие выставления счета с цифровой подписью, с уникальным идентификатором и отслеживаемостью, которая не позволяет удалять, переупорядочивать или изменять данные, не оставляя следа.

Каждый счет-фактура также будет включать стандартизированный AEAT QR-код, который позволяет проверить его подлинность и ознакомиться с его основным содержанием. Это означает, что такие системы, как Excel, шаблоны или программы без мер борьбы с мошенничеством, перестанут быть действительными.

Для соответствия нормативным требованиям программное обеспечение для выставления счетов должно включать несколько обязательных технических требований:

• Цепочку регистрации событий, предотвращающую любые манипуляции или незадекларированные изменения.
• Сертифицированные временные метки, фиксирующие точный момент выставления каждого счёта-фактуры.
• Нерушимую структуру данных, в которой невозможно что-либо удалить или перезаписать без следов.
• Цифровую подпись каждого события, обеспечивающую целостность и подлинность информации.
• Обязательный QR-код на всех счетах-фактурах.
• Совместимость с моделью SIF — либо через отправку данных в реальном времени в AEAT (режим VeriFactu), либо через локальное хранение записей с теми же техническими гарантиями.

Кто обязан соблюдать требования Verifactu?

Verifactu затрагивает практически любой бизнес, который выставляет счета-фактуры в Испании. Как компании, так и индивидуальные предприниматели (autónomos) должны будут использовать совместимое программное обеспечение, когда наступит их обязательная дата, независимо от размера бизнеса или сферы деятельности..

Есть некоторые исключения. Налогоплательщики, которые уже работают с системой SII (Suministro Inmediato de Información — Немедленное предоставление информации), такие как крупные компании, группы НДС и определенные организации, не должны будут принимать Verifactu, поскольку они уже соблюдают систему контроля в реальном времени. Также исключаются некоторые очень специфические режимы и определенные организации государственного сектора.

В рамках самой системы следует различать два режима: те, кто использует программное обеспечение Verifactu, которое будет автоматически отправлять события выставления счетов в AEAT (Налоговое агентство), и те, кто выбирает программное обеспечение, не являющееся Verifactu, которое будет хранить записи локально, но соблюдать в точности те же технические требования. В обоих случаях окончательную ответственность несет эмитент счета-фактуры, хотя поставщик программного обеспечения также должен гарантировать, что его инструмент соответствует нормативным требованиям.

Как действовать, чтобы соответствовать изменениям Verifactu?

Если вы уже используете программное обеспечение для выставления счетов, необходимо убедиться, что оно соответствует техническим требованиям, установленным новым регламентом. Только в этом случае вы сможете продолжать легально создавать и отправлять счета-фактуры после вступления Verifactu в силу.

Если же вы не используете специализированное ПО и создаёте счета-фактуры с помощью Excel, Word или аналогичных инструментов, то, согласно разъяснениям Налогового агентства, новая норма не затронет вас, при условии что эти инструменты используются исключительно для ввода данных счетов-фактур, оформления и печати счетов, хранения информации о выставленных счетах.

Однако вы попадаете под действие регламента, и ваша система будет считаться компьютерной системой выставления счетов, если помимо перечисленного вы используете эти инструменты для обработки информации, например: для создания регистров НДС, реестров НДФЛ (IRPF), бухгалтерского учета или для получения любых других результатов, связанных с добровольным выполнением налоговых обязательств.

Налоговое Агентство сможет проверить, соответствуют ли текстовые процессоры или электронные таблицы, используемые для выставления счетов, критериям компьютерной системы выставления счетов, в зависимости от их возможностей и используемых инструментов.

Для клиентов, которые не выставляют счета с помощью компьютерной программы, хотя выставление счетов с помощью программы и не является обязательным, этот нормативный акт является предвестником предстоящих обязательств в области выставления счетов, поэтому желательно подготовиться заранее.

Что произойдет, если я нарушу обязательства этого нового режима?

Последствия очень разнообразны и будут зависеть от конкретного нарушения. В основном они будут состоять из денежных штрафов, которые могут варьироваться от 1000 евро за выставление счетов без QR-кода или с ошибочными данными, до 50 000 евро, если используется программное обеспечение для выставления счетов, которое не соответствует требованиям AEAT. Что касается рисков несоблюдения, основными из них будут: юридическая недействительность счетов-фактур, потеря вычета расходов и повышенный риск налоговой проверки.

Преимущества, которые вы можете получить с Verifactu

Несмотря на то, что Verifactu возникает как юридическое обязательство, его внедрение также приносит практические преимущества в повседневное управление любым бизнесом. Стандартизация процесса выставления счетов и улучшение отслеживаемости помогают работать с большей безопасностью и меньшим количеством ошибок. Среди наиболее важных преимуществ выделяются:

• Усиленный контроль над выставлением счетов: каждый счет-фактура регистрируется в системе, которая не позволяет удалять или изменять данные, не оставляя следа.
• Полная отслеживаемость всех операций: облегчает внутренний аудит и снижает количество бухгалтерских инцидентов.
• Упрощенное соблюдение налогового законодательства: работа с единым стандартом уменьшает ошибки, которые могут привести к санкциям или проверкам.
• Сокращение ручных ошибок: автоматизация регистрации, нумерации и цифровая подпись предотвращает типичные сбои в более ручных процессах.
• Повышение прозрачности: система гарантирует четкие, проверяемые и согласованные записи.
• Укрепление доверия с клиентами и поставщиками: работа с безопасным программным обеспечением передает профессионализм и серьезность.
• Соответствие фискальной цифровизации: готовит компанию к обязательному электронному выставлению счетов и будущим нормативным актам.

Как мы можем вам помочь?

• Проконсультировать вас по вопросам выставления счетов и соблюдению новых требований. Мы проверим вашу бухгалтерскую программу и поможем правильно внедрить новый регламент, чтобы избежать возможных штрафов.
• Спрогнозировать экономическое влияние этого нововведения на ваш бизнес. Мы проанализируем, как Verifactu повлияет на ваш бизнес и способ регистрации доходов, и предложим сопровождение по всем вопросам выставления счетов.
• Если у вас нет совместимой программы, мы поможем выбрать подходящее решение и сопровождать вас на протяжении всего процесса внедрения системы выставления счетов.

Мы готовы ответить на любые вопросы и обеспечить корректное применение новых требований. Наша цель — чтобы вы могли сосредоточиться на развитии бизнеса, пока мы заботимся о том, чтобы ваша система выставления счетов была безопасной, соответствующей нормативам и актуальной.