Трудовая инспекция: что делать и как избежать штрафов

Получение уведомления от трудовой инспекции или известие о том, что бывший сотрудник подал жалобу, меняет приоритеты дня в любой малой или средней компании. Если вы руководите бизнесом или занимаетесь управлением персоналом без поддержки юридического отдела, это руководство объяснит, что может проверять трудовая инспекция, как проходит инспекционная проверка и какое пространство для действий существует на каждом этапе — даже после получения акта о нарушении.

Что такое трудовая инспекция и когда она может проверять вашу компанию

Инспекция труда и социального обеспечения (ITSS) входит в систему инспекции, объединяющую компетентные органы власти в сфере труда, занятости, социального обеспечения и охраны труда. Государственный орган трудовой инспекции и социального обеспечения — это автономная организация, подчинённая Министерству труда и социальной экономики. Её правовой режим опирается, среди прочих норм,на Закон 23/2015 от 21 июля, регулирующий систему трудовой инспекции и социального обеспечения, Королевский указ 138/2000 от 4 февраля и Королевский указ 928/1998 от 14 мая, регулирующий санкционную процедуру в социальной сфере.

Сфера её деятельности широка и выходит далеко за рамки трудовых договоров. ITSS может проверять соблюдение законодательства о трудовых отношениях и коллективных договорах, охране труда, постановке на учёт, оформлении приёма и увольнения, а также уплате взносов в систему социального обеспечения, занятости и трудоустройстве иностранных граждан, профессиональном обучении и деятельности агентств временной занятости.

Небольшая компания также может стать объектом инспекционной проверки. Инспекция может вмешаться вследствие поданной жалобы, отраслевой или тематической кампании, служебного распоряжения или действий, вытекающих из анализа административных данных. Размер компании не исключает возможности инспекционного контроля.

Может ли инспекция явиться без предупреждения?

Да. Посещение центра или места работы может проводиться без предварительного уведомления. Инспекторы и инспекторши могут свободно входить в подлежащие проверке рабочие центры и оставаться в них для выполнения своих функций. Тем не менее, если проверяемый центр совпадает с местом жительства физического лица, потребуется его явное согласие или судебное разрешение. Также инспекторы обязаны представиться и сообщить компании о своём присутствии, за исключением случаев, когда они считают, что это может помешать успеху проверки. Эти полномочия предусмотрены статьёй 13 Закона 23/2015.

Именно поэтому кадровую документацию необходимо поддерживать в актуальном состоянии постоянно, а не только при получении запроса. Договоры, расчётные листки, учёт рабочего времени и документация по охране труда обычно входят в число документов, запрашиваемых в первую очередь.

Наиболее частые причины, вызывающие проверку

Инспекционная проверка может быть инициирована разными путями:

Как проходит проверка: что может делать инспектор и что происходит дальше

Инспекции не требуется согласовывать визит на предприятие заранее. В ходе проверки инспектор может запрашивать документацию, опрашивать сотрудников и ответственных лиц компании, проводить фактические проверки и принимать определённые меры при выявлении нарушений или рисков.

Акт проверки и возможные результаты

Визит может завершиться тремя способами. Если нарушений не выявлено, инспектор составляет акт, подтверждающий, что всё в порядке, и закрывает дело. Если обнаружены устранимые недостатки, выносится предписание об их устранении в определённый срок. А если выявляется нарушение, составляется акт о нарушении с предложением санкции — от денежного штрафа до приостановки деятельности. В наиболее серьёзных случаях сведения также передаются в другие органы, например в налоговую службу или миграционную службу.

Такая санкционная процедура может иметь трудовое происхождение, происхождение в сфере социального обеспечения, охраны труда, иностранного законодательства или даже возникать из-за препятствования работе инспекции. Согласно статье 17 Королевского указа 928/1998 акт должен быть направлен вашей компании в течение 10 рабочих дней с момента завершения инспекционной проверки. Отсчёт ведётся именно с момента окончания проверки, а не с даты визита, и именно это уведомление запускает отсчёт срока для защиты своих интересов.

Документация, которую должна подготовить компания

Когда приходит инспектор, первым делом он запрашивает документы. Договоры, расчётные листки, отчисления и учётные записи, подтверждающие, что трудовые отношения с каждым сотрудником оформлены надлежащим образом. Наличие этой документации в упорядоченном и актуальном виде — именно то, что определяет разницу между визитом, который завершается за одно утро, и визитом, который заканчивается предписанием или актом.

Чек-лист необходимых документов

Вот некоторые документы, которые может запросить инспекция, в зависимости от предмета проверки:

• Трудовые договоры всего персонала, включая приложения, продления и связанные с ними уведомления.
• Расчётные листки и подтверждения выплаты заработной платы.
• Документация о постановке на учёт, оформлении приёма и увольнения, а также изменении данных в системе социального обеспечения.
• Документация об отчислениях и расчётах с системой социального обеспечения.
• Ежедневный учёт рабочего времени с точным указанием времени начала и окончания рабочего дня каждого сотрудника.
• Сводки по сверхурочным часам, если таковые имели место.
• Производственный календарь, применяемые графики работы и, при необходимости, сведения о нестандартном (нерегулярном) распределении рабочего времени.
• Документация об отпусках, разрешениях и периодах отдыха.
• Оценка профессиональных рисков, план профилактических мероприятий, обучение и информирование по вопросам охраны труда, выдача средств индивидуальной защиты и прочая документация, требуемая в сфере охраны труда
• Уведомление об открытии рабочего центра, если оно является обязательным.
• Документация о координации деятельности предприятий, если на одном объекте одновременно работают сотрудники разных компаний.
• Разрешения на проживание и работу иностранных граждан, если применимо.
• План по обеспечению равенства, протокол противодействия притеснениям и аудит оплаты труда, если компания обязана их иметь.
• Применимый коллективный договор и документация, подтверждающая его соблюдение.

Инспекция также может запросить бухгалтерские записи, официальные декларации или иную документацию, имеющую значение для проверяемых вопросов. Однако не все налоговые документы должны автоматически предоставляться при каждом визите: их актуальность зависит от конкретного предмета проверки.

Штрафы согласно LISOS: во сколько может обойтись нарушение

Незначительные, серьёзные и очень серьёзные нарушения: актуальные размеры штрафов

Закон LISOS выделяет два крупных блока размеров штрафов. Один — для нарушений в сфере трудовых отношений, занятости, социального обеспечения, миграционных процессов и временной занятости (сюда же относятся и нарушения миграционного законодательства с теми же суммами, поскольку закон их не разделяет). Другой блок, с более высокими суммами в категории «очень серьёзных» нарушений, — для нарушений в сфере охраны труда.

Трудовые отношения, занятость, социальное обеспечение и иностранные граждане:

Охрана труда: