Inspección de Trabajo: cómo actuar y evitar sanciones

Recibir una comunicación de la Inspección de Trabajo o conocer que un extrabajador ha presentado una denuncia cambia las prioridades del día en cualquier pyme. Si diriges una empresa o gestionas recursos humanos sin el respaldo de un departamento jurídico, esta guía explica qué puede comprobar la Inspección, cómo se desarrolla una actuación inspectora y qué margen de actuación existe en cada fase, incluso después de recibir un acta de infracción.

Qué es la Inspección de Trabajo y cuándo puede actuar sobre tu empresa

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) forma parte de un sistema de inspección integrado por las administraciones competentes en materia laboral, de empleo, Seguridad Social y prevención de riesgos laborales. El Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social es un organismo autónomo adscrito al Ministerio de Trabajo y Economía Social. Su régimen jurídico se apoya, entre otras normas, en la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, el Real Decreto 138/2000, de 4 de febrero y Real Decreto 928/1998, de 14 de mayo, que regula el procedimiento sancionador en el orden social.

Su ámbito de actuación es amplio y va mucho más allá de los contratos de trabajo. La ITSS puede comprobar el cumplimiento de la normativa sobre relaciones laborales y convenios colectivos, prevención de riesgos laborales, afiliación, altas, bajas y cotización a la Seguridad Social, empleo y trabajo de personas extranjeras, formación profesional y empresas de trabajo temporal.

Una empresa pequeña también puede ser objeto de una actuación inspectora. La Inspección puede intervenir como consecuencia de una denuncia, de una campaña sectorial o temática, de una orden de servicio o de actuaciones derivadas del análisis de datos administrativos. El tamaño de la empresa no excluye el control inspector.

¿Puede presentarse la Inspección sin avisar?

Sí. La visita a un centro o lugar de trabajo puede realizarse sin aviso previo. Los inspectores y las inspectoras pueden entrar libremente en los centros de trabajo sujetos a inspección y permanecer en ellos para desarrollar sus funciones. No obstante, si el centro inspeccionado coincide con el domicilio de una persona física, será necesario su consentimiento expreso o una autorización judicial. También deberán identificarse y comunicar su presencia a la empresa, salvo que consideren que hacerlo puede perjudicar el éxito de la actuación. Estas facultades están previstas en el artículo 13 de la Ley 23/2015.

Por ello, la documentación laboral debe mantenerse actualizada de forma permanente, no solo cuando llega un requerimiento. Contratos, nóminas, registros de jornada y documentación preventiva suelen estar entre los primeros documentos que se solicitan.

Motivos más comunes que activan una inspección

Una actuación inspectora puede iniciarse por distintas vías:

Cómo se desarrolla la visita: qué puede hacer el inspector y qué ocurre después

La Inspección no necesita concertar una cita para visitar el centro de trabajo. Durante la actuación, puede requerir documentación, entrevistar a trabajadores y responsables de la empresa, realizar comprobaciones materiales y adoptar determinadas medidas cuando detecte incumplimientos o riesgos.

El acta de inspección y sus posibles resultados

La visita puede terminar de tres formas. Si no aprecia incumplimientos, el inspector levanta acta confirmando que todo está en regla y archiva el expediente. Si detecta deficiencias corregibles, emite un requerimiento para que las subsanes en un plazo. Y si aprecia una infracción, extiende acta de infracción con propuesta de sanción, que puede ir desde una multa económica hasta la suspensión de la actividad. En los casos más graves, además, traslada los hechos a otras autoridades como Hacienda o extranjería.

Ese procedimiento sancionador puede tener origen laboral, de Seguridad Social, de prevención, de extranjería o incluso por obstrucción a la labor inspectora. El acta debe notificarse a tu empresa dentro de los 10 días hábiles siguientes a la finalización de la actuación inspectora, según el artículo 17 del RD 928/1998. Cuentan desde que termina la actuación, no desde la visita, y esa notificación es la que pone en marcha el reloj para defenderte.

Documentación que debe tener preparada tu empresa

Cuando el inspector se presenta, lo primero que pide es papel. Contratos, nóminas, cotizaciones y registros que demuestren que la relación laboral con cada trabajador está en regla. Tener esa documentación localizada y al día es lo que marca la diferencia entre una visita que se resuelve en una mañana y una que termina en requerimiento o acta.

Checklist de documentos imprescindibles

Estos son algunos de los documentos que la Inspección puede requerir, según la materia objeto de comprobación:

• Contratos de trabajo de toda la plantilla, incluidos anexos, prórrogas y comunicaciones relacionadas.
• Nóminas y justificantes de abono de los salarios.
• Documentación de afiliación, altas, bajas y variaciones de datos en la Seguridad Social.
• Documentación relativa a cotizaciones y liquidaciones a la Seguridad Social.
• Registro diario de jornada, con la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
• Resúmenes de horas extraordinarias, cuando se hayan realizado.
• Calendario laboral, horarios aplicables y, cuando corresponda, distribución irregular de la jornada.
• Documentación sobre vacaciones, permisos y descansos.
• Evaluación de riesgos laborales, planificación preventiva, formación e información preventiva, entrega de equipos de protección y demás documentación exigible en prevención de riesgos laborales.
• Notificación de apertura del centro de trabajo, cuando resulte obligatoria.
• Documentación de coordinación de actividades empresariales, si concurren trabajadores de distintas empresas en un mismo centro.
• Autorizaciones de residencia y trabajo de personas extranjeras, cuando corresponda.
• Plan de igualdad, protocolo frente al acoso y auditoría retributiva, si la empresa está obligada a disponer de ellos.
• Convenio colectivo aplicable y documentación que acredite su cumplimiento.

La Inspección también puede requerir registros contables, declaraciones oficiales u otra documentación con trascendencia para las materias que está comprobando. Sin embargo, no todos los documentos fiscales deben presentarse automáticamente en toda visita: su relevancia dependerá del objeto concreto de la actuación.

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La LISOS separa dos grandes bloques de cuantías. Uno para las infracciones en materia de relaciones laborales, empleo, Seguridad Social, movimientos migratorios y trabajo temporal (donde entran también las de extranjería, con los mismos importes, porque la ley no las separa). Otro, con cifras más altas en el grado muy grave, para las infracciones de prevención de riesgos laborales.

Relaciones laborales, empleo, Seguridad Social y extranjería:

Prevención de riesgos laborales: