En España existen aún grandes diferencias en la forma de facturar, ya que algunas empresas usan software avanzado, otras siguen generando facturas en Excel, Word o incluso sistemas propios no estandarizados. Esta falta de uniformidad complica el control fiscal y deja espacio para errores o para que ciertos documentos puedan modificarse sin dejar rastro.
Para cerrar esta brecha, la Ley Antifraude 11/2021 introdujo la obligación de utilizar programas de facturación que garanticen integridad, trazabilidad e inviolabilidad de cada registro con el objetivo de evitar el borrado o la alteración de facturas.
Ahora, con el Reglamento 1007/2023, Hacienda dio el siguiente paso para crear los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y definir el estándar Veri*Factu, que es la modalidad que envía los registros a la Agencia Tributaria en tiempo real. No es un programa nuevo, sino una forma obligatoria de funcionar para cualquier software de facturación.
¿Cuándo entra en vigor Verifactu?
Verifactu no entra en vigor de golpe. El primer hito llegó en julio de 2025. Para esa fecha, todos los fabricantes y proveedores de programas de facturación deberán tener sus sistemas adaptados al Reglamento SIF. Es decir, el software debe estar técnicamente listo, aunque su uso aún no sea obligatorio para todos.
La obligación real para las empresas empieza el 1 de enero de 2026, cuando las sociedades que tributan en el Impuesto sobre Sociedades deberán emitir facturas con software compatible o acogerse expresamente a un sistema Veri*Factu.
Los autónomos y el resto de personas físicas tendrán un poco más de margen, pero el plazo máximo para adaptarse es 1 de julio de 2026. Hasta entonces pueden ir migrando sus herramientas actuales, aprovechando la fase voluntaria de 2025 para evitar prisas de última hora.
¿Qué cambios implica Verifactu para tu negocio?
La entrada de Verifactu obliga a abandonar cualquier herramienta que no garantice un registro seguro de cada factura. A partir de su implantación, todas las emisiones deberán generar un evento de facturación firmado digitalmente, con un identificador único y una trazabilidad que impide borrar, reordenar o modificar datos sin dejar huella.
Cada factura incorporará también un código QR estandarizado por la AEAT, que permite verificar su autenticidad y consultar su contenido básico. Esto hace que los sistemas como Excel, plantillas o programas sin controles antifraude dejen de ser válidos.
Para cumplir con la normativa, el software de facturación deberá integrar varios requisitos técnicos obligatorios:
- Registro encadenado de eventos para evitar manipulaciones o cambios no declarados.
- Sellos de tiempo certificados que acrediten cuándo se emitió cada factura.
- Estructuras inviolables, donde ningún dato pueda eliminarse o sobrescribirse sin dejar rastro.
- Firma digital de cada evento, asegurando integridad y autenticidad.
- Código QR obligatorio en todas las facturas.
- Compatibilidad con el modelo SIF, ya sea enviando los datos a la AEAT (Verifactu) o almacenándolos localmente con las mismas garantías técnicas.
Ponte en contacto
Necesitas ayuda
¿Quién está obligado a cumplir con Verifactu?
Verifactu afecta prácticamente a cualquier negocio que emita facturas en España. Tanto empresas como autónomos deberán usar software compatible cuando llegue su fecha de obligación, independientemente de su tamaño o sector.
Hay algunas excepciones. Los contribuyentes que ya operan con el SII (Suministro Inmediato de Información) como grandes empresas, grupos de IVA y ciertas entidades, no tendrán que adoptar Verifactu porque ya cumplen un sistema de control en tiempo real. También quedan fuera algunos regímenes muy específicos y determinadas entidades del sector público.
Dentro del propio sistema conviene distinguir entre dos modalidades: quienes utilicen un software Verifactu, que enviará los eventos de facturación automáticamente a la AEAT, y quienes opten por un software no Verifactu, que guardará los registros localmente pero cumpliendo exactamente los mismos requisitos técnicos. En ambos casos, el emisor de la factura es quien asume la responsabilidad final, aunque el proveedor del software también debe garantizar que su herramienta cumple con la normativa.
¿Cómo actuar para cumplir con el cambio a Verifactu?
Si factura con un programa informático, debe asegurarse de que este programa cumple con los requisitos establecidos por la normativa para poder seguir facturando con normalidad.
Si no factura con un programa informático, pero factura con hojas de cálculo como Excel o procesadores de texto como Word, tal y como establece la Agencia Tributaria, el reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para: introducir los datos de las facturas, expedir e imprimir las facturas y conservar la información de facturación.
Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.
La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen.
Para los clientes que no facturan con un programa informático, aunque no es obligatorio facturar con un programa, esta normativa es un avance de próximas obligaciones en materia de facturación, por lo que conviene anticiparse al futuro.
¿Qué ocurre si incumplo las obligaciones de este nuevo régimen?
Las consecuencias son muy variadas y dependerán del incumplimiento que se produzca. Principalmente, consistirán en multas pecuniarias que podrán ascender desde los 1.000€, por emitir facturas sin código QR o con datos erróneos, hasta los 50.000€, si se utiliza un software de facturación que no cumple con los requisitos de la AEAT. En cuanto a los riesgos del incumplimiento, los principales serían: invalidez legal de facturas, pérdida de deducción de gastos y mayor riesgo de inspección tributaria.
Beneficios que puedes obtener con Verifactu
Aunque Verifactu nace como una obligación legal, su implantación también aporta ventajas prácticas a la gestión diaria de cualquier negocio. La estandarización del proceso de facturación y la mejora en la trazabilidad ayudan a trabajar con más seguridad y menos errores. Entre los beneficios más relevantes destacan:
- Mayor control sobre la facturación: cada factura queda registrada con un sistema que no permite eliminar ni modificar datos sin dejar rastro.
- Trazabilidad completa de todas las operaciones: facilita auditorías internas y reduce incidencias contables.
- Cumplimiento fiscal simplificado: al trabajar con un estándar único, disminuyen los errores que pueden derivar en sanciones o inspecciones.
- Reducción de errores manuales: la automatización del registro, numeración y firma digital evita fallos habituales en procesos más artesanales.
- Incremento de la transparencia: el sistema garantiza registros claros, verificables y coherentes.
- Mejora de la confianza con clientes y proveedores: operar con un software seguro transmite profesionalidad y seriedad.
- Alineación con la digitalización fiscal: prepara a la empresa para la factura electrónica obligatoria y futuras normativas.
¿Cómo podemos ayudarle?
- Asesorarle en cuanto a su facturación y al cumplimiento de estas nuevas obligaciones para evitar sanciones mediante el compliance de esta nueva normativa a su caso concreto, revisando su programa contable
- Anticipar el impacto económico de esta novedad en su negocio y en su manera de registrar sus ingresos, a través de asesoramiento y acompañamiento en materia de facturación
- Si no dispone de programa contable, ofrecerle soluciones compatibles con el nuevo sistema de facturación y guiarle en todo momento.
Quedamos a su disposición para resolver cualquier duda y acompañarle en la correcta aplicación de este nuevo criterio. Nuestro objetivo es que usted pueda centrarse en crecer su negocio mientras nosotros nos encargamos de que su facturación esté alineada, segura y actualizada.
Ponte en contacto
