El encuadramiento de socios y administradores en la Seguridad Social: claves prácticas para empresas

Uno de los aspectos más complejos a la hora de constituir y gestionar una sociedad mercantil es determinar cómo debe encuadrarse un socio o administrador en la Seguridad Social. 

No existe una única respuesta válida para todos los casos, ya que este encuadramiento depende de múltiples factores, y elegir la opción correcta es esencial tanto desde el punto de vista legal como económico.

¿De qué depende el régimen aplicable?

El encuadramiento en la Seguridad Social no puede hacerse de forma genérica o automática. Requiere un análisis individualizado que tenga en cuenta diversos elementos, entre los que destacan:

• El porcentaje de participación en el capital social.
• La existencia de funciones de dirección o gerencia.
• La condición de socio, administrador o consejero, y el tipo de vínculo con la empresa (laboral o societario).
• Si se perciben retribuciones por el cargo desempeñado.

Estos factores determinarán si la persona debe estar incluida en el Régimen General, en el Régimen General asimilado o en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).

Principales regímenes de encuadramiento

1. Régimen General

Se aplica a socios trabajadores y administradores con una participación inferior al 33% en el capital social, siempre que no ejerzan funciones de dirección ni gerencia. En estos casos, según la ley, se deberá considerar como una relación laboral ordinaria con la sociedad. Se trata, normalmente, del caso de más de un administrador, que no sea el gerente.

2. Régimen General Asimilado

Este régimen excluye la cobertura por desempleo y FOGASA, y se aplica en situaciones como:

• Socios administradores con menos del 25% del capital que realizan funciones de dirección y gerencia.
• Administradores retribuidos, con o sin vínculo laboral, cuando ejerzan funciones inherentes a su cargo.
• Administradores con contrato de alta dirección y participación inferior al 25%.

3. Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)

El RETA es obligatorio cuando se dan una o varias de las siguientes circunstancias:

• El socio o administrador ejerce funciones de dirección y gerencia inherentes a su cargo.
• Presta servicios para la sociedad de forma habitual, personal y directa.
• Tiene el control efectivo de la sociedad (directo o indirecto), solo o conjuntamente con familiares hasta el segundo grado.

El control efectivo se presume cuando:

• Se posee al menos el 50% del capital.
• Se tiene un 33% o más del capital social.
• Se posee al menos el 25% y se ejercen funciones de dirección o gerencia.

Tabla resumen de encuadramiento

¿Tiene que darse de alta si es un administrador extranjero?

Los ciudadanos extranjeros que deseen ser administradores de una sociedad en España deben obtener previamente un Número de Identificación de Extranjero (NIE). En ciertos casos, también deberán darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), especialmente si reciben remuneración o tienen control efectivo sobre la sociedad.

No obstante, si el administrador extranjero no reside en España y no ejerce funciones desde el país, generalmente no está obligado a cotizar en la Seguridad Social, aunque existen excepciones. Además, si el administrador también es socio de la empresa, deberá presentar el formulario de inversión extranjera correspondiente.

¿Cuándo deben cotizar como autónomos los familiares del socio o administrador de una empresa?

Si un familiar o cónyuge de un socio o administrador trabaja en una empresa familiar, es importante saber que, en muchos casos, deberá darse de alta en el RETA como autónomo colaborador. 

Esto se debe a que la ley presume que existe un control efectivo sobre la sociedad, salvo que se demuestre lo contrario, cuando se da alguna de las siguientes situaciones:

• Cuando al menos la mitad del capital de la empresa pertenece a personas con las que el trabajador convive y que son familiares hasta segundo grado (como padres, hijos, hermanos, abuelos, nietos o el cónyuge).
• Cuando la persona tiene una participación igual o superior a un tercio del capital social.
• Cuando tiene al menos una cuarta parte del capital social y además ocupa un cargo de dirección o gestión en la empresa.

Incluso si no se da ninguno de estos casos, la Seguridad Social puede exigir la cotización en el RETA si logra demostrar que la persona tiene el control efectivo de la empresa. Por eso, es fundamental revisar bien la situación de cada socio, administrador o familiar que trabaja en la empresa, para cumplir correctamente con las obligaciones de cotización y evitar sanciones.

¿Qué ocurre si hay dos administradores? 

Cuando una sociedad cuenta con dos administradores, la obligación de dar de alta a ambos en la Seguridad Social depende de las circunstancias específicas de cada uno, como su porcentaje de participación en el capital social, si son administradores solidarios o mancomunados, así como si ejercen funciones de dirección o gerencia. 

No siempre es necesario dar de alta a los dos; es necesario un análisis individualizado para determinar el régimen aplicable a cada uno.

Por ejemplo: si ambos ejercen funciones de dirección o gerencia y tienen control efectivo, los dos deberán estar dados de alta en el régimen correspondiente (normalmente RETA). 

Cuotas y Tarifa Plana

La tarifa plana para autónomos es una medida para impulsar el autoempleo que consiste en el pago de una cuota mensual reducida a la Seguridad Social en calidad de autónomo (durante uno o dos años), antes de pasar a formar parte del sistema de cotización en función de los ingresos reales.

La tarifa plana consiste en empezar con un pago mensual de aproximadamente 90 euros a la Seguridad Social durante los 12 primeros meses de actividad, independientemente de los ingresos que tenga el trabajador por cuenta propia (a fecha de 1.07.2025).

Transcurridos los 12 meses el autónomo podrá solicitar la prórroga de la tarifa plana bajo las mismas condiciones siempre que sus ingreses netos se encuentren por debajo del Salario Mínimo Interprofesional (SMI).

Recordamos que es esencial mantener un saldo positivo en la cuenta bancaria ya que, si no hay fondos disponibles en el momento del cargo del importe de la cuota, la Tesorería General de la Seguridad Social aplicará una tarifa estándar (aproximadamente 300 euros mensuales) con sus respectivos recargos. Puedes leer más sobre la importancia de tener sueldo suficiente en la cuenta en nuestro artículo.

¿Cuáles son los requisitos para la Tarifa Plana?

• No haber estado de alta en los 2 años inmediatamente anteriores a la fecha de efecto de la nueva alta, o bien 3 años, en caso de haber disfrutado previamente de esta deducción.
• No ser autónomo colaborador.
• No tener deudas pendientes con la Seguridad Social y Hacienda.

¿Alta en RETA o alta en AEAT?

Cuando decides emprender o trabajar por cuenta propia en España, debes realizar dos registros importantes:

• Alta en la AEAT (Agencia Tributaria): Este paso es obligatorio para todo autónomo. Consiste en comunicar a Hacienda el inicio de tu actividad económica mediante los modelos 036 o 037. No importa cuánto vayas a ingresar: no existe un mínimo exento. Si vas a ofrecer productos o servicios por cuenta propia, debes darte de alta.
• Alta en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos): Es el registro en la Seguridad Social para empezar a cotizar como autónomo. Estás obligado a darte de alta en el RETA si realizas una actividad de forma habitual, personal y directa, sin estar contratado por una empresa. Aquí es donde empiezas a pagar tus cuotas mensuales.

Hay que tener en cuenta que son dos regímenes diferentes. No siempre el que está dado en el RETA debe darse de alta en la Agencia Tributaria. Son los casos cuando el administrador no ejerce ninguna actividad propia, y por ello, no debe darse de alta en la AEAT y presentar declaraciones trimestrales, sino solo constar en el registro en la Seguridad Social.

Casos prácticos: ¿Quién debe darse de alta en el RETA?

A la hora de montar una startup con varios socios, no todos están obligados a darse de alta como autónomos. Dependerá de su rol, si tienen funciones de dirección, si reciben remuneración y del porcentaje de participación en el capital. 

Veamos dos casos típicos:

• Ejemplo 1: María y tres amigos crean una startup tecnológica. María es administradora única y posee el 60% del capital social, pero no cobra por su cargo.

¿Debe darse de alta en el RETA?
Sí. Aunque no cobra, al tener más del 50% de participación y ser administradora, se presume que tiene el control efectivo de la sociedad. 

• Ejemplo 2: Carlos es uno de los cinco socios de una startup. Tiene el 15% del capital social, se encarga del desarrollo del producto, pero no toma decisiones de dirección ni figura como administrador. Tampoco cobra por su trabajo. 

¿Debe darse de alta en el RETA?
No, en principio no. Al no tener funciones directivas, no estar en el órgano de administración y no recibir remuneración, no está obligado a darse de alta como autónomo. 

¿Y si uso CIRCE para constituir mi empresa?

El sistema CIRCE permite la constitución telemática de empresas y facilita el alta directa en el RETA a través del Documento Único Electrónico (DUE). Este procedimiento centraliza todas las gestiones administrativas y reduce significativamente los plazos de inscripción, que suelen oscilar entre 1 y 10 días hábiles.

Cuando haces un alta de actividad a través de CIRCE, el sistema envía automáticamente la información tanto a la Hacienda (AEAT) como a la Seguridad Social (TGSS). Pero hay que tener en cuenta que CIRCE no permite tramitar el alta de una sociedad sin que al menos una persona esté dada de alta en la Seguridad Social como trabajador (por cuenta propia o ajena). 

En la mayoría de los casos, esto se traduce en que el socio único o administrador se da de alta automáticamente en el RETA. 

¿Qué consecuencias tiene un encuadramiento incorrecto?

Elegir de forma incorrecta el régimen aplicable no solo puede acarrear recargos y sanciones por parte de la Seguridad Social, sino que también puede derivar en inspecciones, pérdida de prestaciones o imposibilidad de deducir ciertos gastos. Además, en caso de irregularidades, los administradores podrían llegar a responder con su propio patrimonio.

¿Qué pasa si no te das de alta como autónomo?

Si estás trabajando por tu cuenta y no estás dado de alta como autónomo, debes saber que esto puede traerte problemas serios con la Seguridad Social. Si descubren que estás facturando sin estar registrado en el RETA, te pueden imponer una multa que va desde los 300 hasta los 3.000 euros. Pero eso no es todo: también te darán de alta de forma automática y te exigirán pagar todas las cuotas atrasadas, como si hubieras estado dado de alta desde el primer día en que empezaste a trabajar por tu cuenta.

¿Y si te retrasas en el pago de la cuota?

Pagar tarde también tiene consecuencias. La Seguridad Social aplica recargos automáticos dependiendo del tiempo de retraso:

• Si pagas dentro del primer mes de retraso, te aplican un recargo del 10% sobre la cuota, más los intereses generados desde el día siguiente al vencimiento.
• Si te pasas de ese primer mes, el recargo sube al 20%, además de los intereses de demora acumulados.
• Si dejas pasar 3 meses o más, el recargo será del 35%, y también deberás pagar los intereses correspondientes.

Determinar el régimen de encuadramiento adecuado no es una simple cuestión formal: afecta directamente al coste laboral, a la cobertura social, a la tributación de la empresa y a la seguridad jurídica de los administradores y socios. La complejidad normativa y la casuística existente hacen imprescindible un análisis personalizado.

En nuestro despacho contamos con experiencia en el asesoramiento integral de sociedades, desde su constitución hasta su operativa cotidiana. Analizamos cada caso con rigor para ofrecer una solución que combine legalidad, seguridad y eficiencia.

¿Estás constituyendo una sociedad o tienes dudas sobre tu situación como socio o administrador?